بسمه تعالی

 بخش اول : شيوه‌نامه تهيه پرونده علمي

الف) پرونده علمي

پرونده علمي مجموعه‌اي است مشتمل بر اطلاعات مختلف در باب موضوعات تحقيقي، ارائه ليست منابع مربوط به آنها، آدرس‌هاي مطالب و متون تکثير شده از منابع مهم، طبق ضوابط مندرج در شيوه‌نامه تهيه پرونده علمي.

ب)اهميت و ضرورت تهيه پرونده علمي

از آن‌جاکه طرحهاي بنيادي که اکنون پايه‌ريزي مي‌گردد. در آينده نيز احتمال انجام طرحهاي مشابهي وجود دارد. براي جلوگيري از اتلاف وقت و هزينه‌ها و از طرفي ايجاد امکان دسترسي به اطلاعات کافي تهيه پرونده علمي مورد توجه قرارگرفته است. اطلاع رساني، ارائه عناوين منابع، آدرس مطالب و تهيه متون مربوط به موضوعات، در جهت غني‌سازي مقالات و طرحهاي حال و آينده امري ضروري است که تأمين اين نياز به وسيله تهيه پرونده علمي ممکن است.

ج)فوائد پرونده علمي

1) برخوردار شدن مقالات از قوت، دقت و جامعيت، بخاطر استفاده از اطلاعات فراوان و منابع بسيار.

2) صرفه‌جوئي در هزينه و وقت محققين مقاله‌نويس، به ويژه‌ محققين برجسته، به جهت دسترسي آنها به اطلاعات کافي، آماده و منظم.

3) امکان هماهنگ‌سازي مقالات مختلف طرح با يکديگر از طريق اطلاعات موجود در پرونده‌هاي علمي.

4) امکان ارزيابي دقيق مقالات با استفاده از پرونده‌ها موجود.

5) امکان استفاده ساير محققاني که به نوعي براي تحقيق موضوعاتي مشابه انتخاب مي‌کنند از پرونده‌هاي علمي براي تدوين مقاله، کتاب و .... .

 کلیات:

 1) براي هر موضوع اصلي (مدخل) طرح يک پرونده علمي تشکيل مي‌شود و موضوعات فرعي پرونده مستقلي ندارد.

 2) معرفي موضوع (مدخل) براي تشکيل پرونده علمي، طبق ضوابط و مندرجات آئين‌نامه اجرائي که مدير هر گروه تحقيقاتي مشخص مي‌نمايد انجام مي‌شود.

 3) هر پرونده علمي داراي چهاربخش:

- معرفي موضوع

-  اطلاع‌رساني

-  متون علمي

- ضمائم خواهد بود.

بخش معرفي موضوعات (محورهاي کلي که پرونده علمي بايد حول آنها جمع‌آوري شود که از وظايف مديرگروه است)

1) منظور از معرفي موضوعات قابل پژوهش براي پرونده علمي بخشي از طرح است که شامل محورهاي کلي طرح ‌باشد.

 2) براي معرفي موضوعات براي جمع‌آوري پرونده علمي طبق طرح‌نامه تفصيلي که از سوي مدير گروه نگارش شده عمل مي‌شود.

اطلاع‌رساني پرونده علمي:

 1) منظور از بخش اطلاع‌رساني، بخشي از پرونده‌هاي علمي است که به معرفي منابع و ارائه اطلاعات لازم براي تهيه مقاله و آدرس‌دهي آنها مي‌پردازد.

 2) در بخش اطلاع‌رساني پرونده، موارد ذيل بايد مندرج گردد:

 الف) ليست منابع شامل تمامی کتب که توسط شورای پژوهش مشخص شده اند می باشد.

ب) ليست منابعي که به آنها مراجعه شده و مطلب مهمي نداشته است. آدرس داده شود و ذکر گردد که در موضوع مراجعه شده مطلبي وجود نداشته است. (با توجه به اینکه جستجو توسط نرم افزار می باشد این مورد نیاز نیست مگر در آثاری خطی که توسط مدیر گروه تعیین می نمایند.)

3) تمام اطلاعات مذکور در بند 2 بايد در فرمهاي مخصوص نوشته شود و تمام گزينه‌هاي موجود در فرم‌ها بايد تکميل گردد.(اين فرم بايد طراحي گردد)

بخش متون علمي:

منظور ازبخش متون علمي، بخشي از پرونده علمي است که به صورت نرم‌افزاري يا زيراکس منابع مرتبط با موضوع در آن جمع‌آوري مي‌شود.

توجه 1: این منابع باید در نرم افزار فیش نگار مخصوص یا فایل ورد باشد.

ضوابط مربوط به استخراج متن

1 – متنی استخراج می شود که در آن حول مدخل بحث شده باشد. پس هر مطلبی که حول اصطلاح خاصی نباشد قابلیت فیش برداری را ندارد گرچه مهم باشد.

2 – از متنی که حول مدخل بحث نموده تنها به فیش برداری قسمتی اکتفا می شود که در بیان تعریف یا تبیین مشروح لازم باشد .

3 – مطالبی استخراج می شود که ناظر بر نقد افکار و آراء وهابیت و دیگر فرق غیر شیعی باشد

بخش ضمائم:

 1) منظور از بخش ضمائم، بخشي از پرونده علمي است که اطلاعاتي در مورد سابقه کار بر روي موضوع و ارزيابي‌هاي مختلف در مورد پرونده علمي در آن مندرج است.

 2) در بخش ضمائم مورد ذيل بايد مندرج گردد.

 الف) فرم ارزيابي شکلي ­ـ محتوائي پرونده علمي از بخش امورنظارت دريافت و ارزيابي در گروه‌ مربوطه انجام مي‌شود. (اين فرم بايد طراحي شود)

ب)  در پايان دوره جمع‌آوري پرونده علمي ارزيابي نهايي مي‌شود.

ج) متن مقالات تأييد نشده و ارزيابي‌هاي مربوط به آن.

د) نسخه‌اي از مقالة نهائي تأييد شده پس از تايپ و تصحيح و ارزيابي آن به پرونده علمي ملحق مي‌شود.

نحوه‌ چينش پرونده علمي:

 1) اولين بخش پرونده علمي به بخش معرفي موضوع اختصاص دارد و بخشهاي اطلاع‌رساني و متون علمي فیش برداری شده  و بخش ضمائم، بترتيب بخشهاي ديگر را تشکيل مي‌دهد.

 2) براي هماهنگي همه پرونده‌هاي علمي قبل از معرفي موضوع موارد ذيل بايد به ترتيب آورده شود:

 الف) در فایل ورد نهایی باید صفحه روي جلد پرونده که نام موضوع اصلي به صورت درشت بر روي آن نوشته شده و موضوعات فرعي آن به صورت ريز در زير آن در داخل پرانتز قرار مي‌گيرد.

نام  کامل محقق همراه با شماره پرسنلی و تاریخ تحویل و تاریخ اتمام نیز در سطر آخر آورده شود.

ب) در صفحه دوم عبارت شريف بسم‌الله‌الرحمن‌الرحيم آورده مي‌شود .

ج) در صفحه چهارم فهرست مندرجات کل پرونده قرار مي‌گيرد .

د –  رعایت صفحه آرائی فایل:

-         فونت متن لوتوس 14 فارسی؛

-         تیتر ها و عناوین لوتوس 14 سیاه (bold) ؛

-         متن عربی لوتوس 15 سیاه (bold)؛

-          آیات قرآن یاقوت سیاه 13؛

-         صفحات با حاشیه 2*2 و فاصل خطوط در حالت استاندارد  باشد .

-         پاورقی های که داخل متن انتخابی است حتما فیش برداری شده و داخل پاورقی قرار بگیرد .

-         آدرس منابع استفاده شده در پایان متن استفاده شده در سمت چپ قرار بگیرد .

تذکر: استفاده از هر گونه جدول یا کادر جدا خوداری شود.

 3) متون علمي توسط محقق که قبلا  فیش برداری شده و در نرم افزار یا فایل ورد آورده شود ذکر می گردد.

4) ترتيب چينش متون علمي با نظر مدير گروه مشخص ‌مي‌شود.

نکته: اگر کتابي داراي شرح است و شرح و متن از يکديگر جدا هستند و هر دو در بخش متون علمي آمده است جايگاه قرار گرفتن شرح بلافاصله پس از متن است.

 5) اگر بعد از تنظيم متون علمي، منبع جديدي يافت شد که محل قرارگرفتن متن در پرونده، در بين متون مي‌باشد، آن متن را بين متون قرارمي‌دهيم و شماره رديف را با علامت مميز به شماره قبل ملحق مي‌کنيم.

 6) بخش ضمائم پرونده علمي به ترتيب ذيل تنظيم مي‌شود:

 الف) طرح کلي مقالات تأييد نشده

ب) متن مقالات تأييد نشده

ج) ارزيابي‌هاي مقالات تأييد نشده

د) طرح کلي مقاله تأييد شده

ه) مقاله نهايي تأييد شده

و) ارزيابي‌هاي مقاله نهايي

ز) فرم ارزيابي محتوائي ـ شکلي پرونده علمي

ح) فرم ارزيابي نهائي پرونده

طريقه دستيابي به اطلاعات و منابع:

تمامی منابع توسط مدیر گروه های علمی انتخاب و در اختیار محقق قرار گرفته و مورد استناد می باشد

مراحل انجام تهيه پرونده علمي:

 1) براي تهيه يک پرونده علمي بايد مراحل ذيل به ترتيب توسط محقق انجام شود:

 الف) قرائت شيوه‌نامه و شرکت در جلسات توجيهي نسبت به شيوه‌نامه.

ب) مطالعه بخش اول پرونده که در آن مدخل مورد نظر معرفي مي‌شود.

ج) مطالعه اجمالي درباره موضوع و مشاوره با کارشناسان(مديرگروه علمي و ...) جهت آشنايي با حدود و ثغور مدخل

د)انجام هر يک از مراحل مذکور در بند الف از طريق دستيابي به اطلاعات

ه) فیش برداری از متون  مرتبط با موضوع در بخش چينش پروند  علمي.

و) کنترل فیش های انتخاب شده براي حصول اطمينان به درست انجام شدن فیش

ز) تنظيم و مرتب‌سازي شکلي هر بخش از پرونده علمي پس از اتمام امور مربوط به آن

ح) کنترل کار از جهت محتوا پس از اتمام کار هربخش

ط) کنترل نهائي پرونده و تحصيل اطمينان به رعايت همه مقررات از طريق مراجعه به فرمها و توجه به مقررات تحويل پرونده به مسئول مربوطه

ي) مطالعات تذکرات مصححين شکلي و محتوائي

ک) گفتگو با مصححين در موارد اختلافي

ل) اعمال نظرات مصححين

م) تحويل پرونده به مسئول پرونده علمي

ن) تذکرات لازم

 2) اگر محقق پس از آشنائي اجمالي با موضوعات احساس کند که توانائي علمي براي تهيه پرونده مدخل خاصي را ندارد بايد از قبول آن موضوع خاص خودداري کند.

 3) هر محقق تنها به تهيه پرونده براي موضوعات بپردازد که مربوط به رشته تخصصي اوست مگر آنکه نسبت به موضوع خاصي آشنائي قبلي داشته باشد.

 4) جهت اطمينان به صحت و دقت در پرونده، با مسئول و کارشناسان در مراحل مختلف کار، مشاوره گردد.

 5) محقق حق تغيير موضوعات و يا تحقيق در بيش از حوزه‌ تعيين شده يا کمتر از حوزه مربوط به مدخل را ندارد.

 نکته: حوزه تحقيق در مورد هر موضوع در بخش معرفي موضوع در پرونده علمي ذکر شده است و جزئيات آن در  مشاروه با کارشناسان و مدير گروه علمي مشخص مي‌شود.

 6) از هرگونه برخورد سليقه‌اي با پرونده و مقررات تهيه پروند خودداري شود و مقررات کاملاً رعايت شود.

 7) هرگونه ابهام، نقص و اشکال نسبت به آئين‌نامه بايد با پيشنهادات مناسب در اختيار مسئولين مربوط قرار گيرد و در صورتي که محقق احساس مي‌کند پيشنهاد او داراي اهميت است و در عين حال مورد توجه قرار نگرفته و يا جواب قانع‌کننده‌اي به او داده نشده آن را با مسئولين بالاتر در ميان گذارد.

 8) تمام مراحل کار با دقت انجام گيرد، خالي ماندن هر بخش از پرونده بدون توجيه قانع‌کننده و رعايت نشدن هر يک از ضوابط، از موارد ضعف پرونده و محقق شمرده مي‌شود مگر آنکه مسئول مربوط رعايت نشدن بخشي از مقررات را تجويز کند.

 9) شرکت محققين در جلساتي که از طرف مسئولين ضروري دانسته شده لازم است.